Transferência e Recolhimento de Documentos
Denomina-se transferência a “passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.165) e recolhimento a “entrada de documentos públicos em arquivos permanentes” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.143 ).
A Publicação Técnica Protocolo de Transferência e Recolhimento define diretrizes, padrões e procedimentos para a transferência/recolhimento de documentos dos arquivos nos setores de trabalho da UFSC para o Arquivo Central da UFSC.
Protocolo de Transferência e Recolhimento
Ressalta-se que a transferência ou recolhimento ao Arquivo Central deve ser obrigatoriamente acompanhada do Termo de Transferência/Recolhimento de Documentos, de acordo com a Resolução do Conarq nº 2, de 18 de outubro de 1995, que dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos documentais para instituições arquivísticas públicas; além de estar obrigatoriamente acondicionada e sinalizada com a etiqueta adotada para fins de guarda e recuperação.
Termo de Transferência/Recolhimento de Documentos
Disponibilizamos o modelo de termo abaixo, assim como os procedimentos para seu preenchimento. Modelo do Termo: Termo de Transferência/Recolhimento de Documentos Procedimento de Normalização da CARC: Preenchimento do Termo do Transferência/Recolhimento de Documentos Para saber como realizar o envio do Termo, em meio físico ou eletrônico, consulte os procedimentos no Protocolo de Transferência e Recolhimento
Sinalização de caixa-arquivo
Disponibilizamos o modelo de etiqueta de caixa-arquivo abaixo: Modelo de Sinalização: Etiqueta de caixa-arquivo Procedimento de Normalização da CARC: Procedimento de Normalização da CARC: Preenchimento de campos da etiqueta de sinalização de caixa-arquivo As caixas-arquivo a serem adotadas são de plástico corrugado, nas seguintes cores: Verde: Centros e departamentos que os compõem.
Vermelha: Pró-Reitorias e Secretarias Especiais, bem como departamentos que os compõem.
Cinza: Órgãos Executivos Centrais (com exceção das Pró-Reitorias e Secretarias Especiais, ou seja, Reitoria e Vice-Reitoria), Secretaria dos Órgãos Deliberativos Centrais, Agência de Comunicação (Agecom), Auditoria Interna (Audin), Ouvidoria, Procuradoria, TV-UFSC e Órgãos Suplementares (Biblioteca Universitária, Biotério Central, Editora Universitária, Hospital Universitário, Museu de Arqueologia e Etnologia Professor Oswaldo Rodrigues Cabral, Restaurante Universitário), bem como departamentos que os compõem.
Transporte
Para a comodidade do setor que realizará a transferência, a Prefeitura Universitária tem serviço de transporte de materiais que pode ser agendado no ramal 9272. Outros automóveis também poderão ser utilizados, contanto que acomodem as caixas em superfície limpa, que se evite empilhar mais de três caixas por vez e que o transporte seja acompanhado por um responsável do setor. Solicita-se que o Arquivo Central seja comunicado a respeito da data pretendida para a transferência. Com isso, evita-se que a transferência seja realizada concomitante a outras atividades agendadas no Arquivo, como visitas técnicas ou aulas expositivas no local. O Arquivo Central orienta que não sejam realizadas transferências em dias de chuva, para evitar que danos sejam causados aos documentos. Qualquer dúvida quanto aos procedimentos de transferência, solicita-se contatar o Arquivo Central no e-mail arquivocentral@contato.ufsc.br.
Para solicitar orientações técnicas relativas à transferência e recolhimento de documentos na UFSC que não tenham sido atendidas pelos instrumentos acima, solicite orientação pelo Portal de Atendimento Institucional , opção “transferência/recolhimento de documentos”.
