Transferência e Recolhimento de Documentos
Denomina-se transferência a “passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.165) e recolhimento a “entrada de documentos públicos em arquivos permanentes” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.143 ).
A transferência ou recolhimento ao Arquivo Central deve ser obrigatoriamente acompanhada do Termo de Transferência/Recolhimento de Documentos, de acordo com a Resolução do Conarq nº 2, de 18 de outubro de 1995, que dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos documentais para instituições arquivísticas públicas; além de estar obrigatoriamente acondicionada e sinalizada com a etiqueta adotada para fins de guarda e recuperação.
Termo de Transferência/Recolhimento de Documentos
Disponibilizamos o modelo de termo abaixo, assim como os procedimentos para seu preenchimento. Modelo do Termo: Termo de Transferência/Recolhimento de Documentos Procedimento de Normalização da CARC: Preenchimento do Termo do Transferência/Recolhimento de Documentos Ressalta-se que o Termo deverá ser impresso em 2 vias, assinadas e carimbadas, em papel alcalino branco, não sendo recomendável o uso de papel reciclado para este fim. Uma via em formato doc deverá ser enviada ao e-mail arquivocentral@contato.ufsc.br.Reforça-se, ainda, que não é recomendável a transferência de documentos dentro de envelopes pardos ou plásticos, tendo em vista a inadequação destas embalagens para preservação a longo prazo. Neste caso, sugere-se a troca por capa de processo. A partir de 2019 a CARC também aceitará a versão digital do Termo de Transferência, que deverá ser assinado pelo responsável no setor com certificado digital do tipo ICP Edu (por meio do Sistema Assina UFSC) ou ICP Brasil e enviado para o e-mail arquivocentral@contato.ufsc.br. Após a conferência do termo em meio digital, ele será assinado eletronicamente por um servidor da equipe do arquivo, que remeterá cópia em pdf ao produtor e salvará cópia do arquivo na pasta compartilhada do Arquivo Central.
Sinalização de caixa-arquivo
Disponibilizamos o modelo de etiqueta de caixa-arquivo abaixo: Modelo de Sinalização: Etiqueta de caixa-arquivo Procedimento de Normalização da CARC: Procedimento de Normalização da CARC: Preenchimento de campos da etiqueta de sinalização de caixa-arquivo As caixas-arquivo a serem adotadas são de plástico corrugado, nas seguintes cores: Verde: Centros e departamentos que os compõem.
Vermelha: Pró-Reitorias e Secretarias Especiais, bem como departamentos que os compõem.
Cinza: Órgãos Executivos Centrais (com exceção das Pró-Reitorias e Secretarias Especiais, ou seja, Reitoria e Vice-Reitoria), Secretaria dos Órgãos Deliberativos Centrais, Agência de Comunicação (Agecom), Auditoria Interna (Audin), Ouvidoria, Procuradoria, TV-UFSC e Órgãos Suplementares (Biblioteca Universitária, Biotério Central, Editora Universitária, Hospital Universitário, Museu de Arqueologia e Etnologia Professor Oswaldo Rodrigues Cabral, Restaurante Universitário), bem como departamentos que os compõem.
Transporte
Para a comodidade do setor que realizará a transferência, a Prefeitura Universitária tem serviço de transporte de materiais que pode ser agendado no ramal 9272. Outros automóveis também poderão ser utilizados, contanto que acomodem as caixas em superfície limpa, que se evite empilhar mais de três caixas por vez e que o transporte seja acompanhado por um responsável do setor. Solicita-se que o Arquivo Central seja comunicado a respeito da data pretendida para a transferência. Com isso, evita-se que a transferência seja realizada concomitante a outras atividades agendadas no Arquivo, como visitas técnicas ou aulas expositivas no local. O Arquivo Central orienta que não sejam realizadas transferências em dias de chuva, para evitar que danos sejam causados aos documentos. Qualquer dúvida quanto aos procedimentos de transferência, solicita-se contatar o Arquivo Central no e-mail arquivocentral@contato.ufsc.br.
