- Acervo: totalidade dos documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora;
- Acesso: direito, oportunidade ou meios de encontrar, recuperar e usar a informação;
- Aquisição: ingresso de documentos em arquivo, seja por comodato, compra, custódia, dação, depósito, doação, empréstimo, legado, permuta, recolhimento, reintegração ou transferência;
- Arquivo: conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte;
- Arquivo de Segurança: conjunto de cópias arquivadas em local diverso daquele dos respectivos originais para garantir a integridade da informação;
- Atividades-fim: atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição. Também chamada atividade finalística;
- Atividades-meio: atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição;
- Autenticidade: credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e de que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção;
- Avaliação documental: processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece sua destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos;
- Ciclo de Vida dos Documentos: sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação. Cadeia Documentária;
- Classificação: ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser basicamente recuperados, podendo-se atribuir um código;
- Código de Classificação: sistema de códigos derivado de um plano de classificação;
- Comissão Permanente de Avaliação de Documentos: grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo;
- Confiabilidade: credibilidade de um documento arquivístico enquanto afirmação de um fato. Existe quando um documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se refere, e é estabelecida pelo exame da completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no seu processo de criação;
- Conservação: conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento);
- Custódia: responsabilidade pela guarda e preservação dos documentos;
- Descrição: elaboração de uma acurada representação de uma unidade de descrição e de suas partes componentes, caso existam, por meio da extração, análise, organização e registro de informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar documentos de arquivo e o contexto e o sistema de arquivo que os produziu;
- Destinação: refere-se ao estágio final do ciclo de vida do documento, no qual devem ser tomadas as medidas necessárias à sua destinação, tais como guarda permanente ou eliminação;
- Difusão: disseminação da informação;
- Digitalização: processo de conversão de um documento em meio físico para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner;
- Documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato;
- Documento arquivístico: informação registrada, independentemente de forma ou suporte, produzida ou recebida e mantida por uma instituição ou pessoa no decurso de suas atividades;
- Documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional.
- Documento eletrônico: informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico;
- Eliminação: destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para guarda permanente;
- Fase Corrente: constituída por conjuntos de documentos em tramitação ou que, embora ultimados, sejam objeto de consultas frequentes, cabendo sua administração ao setor de origem;
- Fase Intermediária: constituída por conjuntos de documentos que, cessada ou reduzida sua utilidade nas unidades orgânicas, onde se acumularam, são transferidos dos arquivos correntes e aguardam destinação final em depósitos de armazenagem temporária;
- Fase Permanente: constituída por conjuntos de documentos de valor secundário, probatório, cultural e informativo que devem ser preservados permanentemente e assegurado o acesso público;
- Gestão de Documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
- Guarda Permanente: os documentos que, esgotados os prazos de vigência, prescrição ou precaução, apresentarem valor secundário, deverão ser recolhidos para guarda definitiva;
- Interdisciplinaridade: interação existente entre duas ou mais disciplinas e que pode ir da simples comunicação de ideias até a integração mútua dos conceitos dirigentes, da epistemologia, da terminologia, da metodologia, dos procedimentos, dos dados e da organização da pesquisa e do ensino a eles relacionados;
- Microfilmagem: produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. Microfilme: resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução;
- Plano de Classificação: esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborados a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido;
- Prazo de Guarda: prazo definido na tabela de temporalidade de documentos, baseado em estimativa de uso, em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada;
- Preservação: conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos suportes;
- Produção: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor;
- Racionalização: processo de otimização de recursos que visa melhorar todos os processos de uma organização;
- Recuperação da Informação: processo de pesquisa, localização e apresentação de documentos em um sistema de informação. A pesquisa é feita por meio da formulação de estratégias de busca para identificação e localização de documentos;
- Repositório Digital: um complexo que apoia o gerenciamento dos materiais digitais, pelo tempo que for necessário, e é formado por elementos de hardware, software e metadados, bem como por uma infraestrutura organizacional e procedimentos normativos e técnicos;
- Reprodução: cópia de um ou vários exemplares de qualquer forma tangível, incluindo qualquer armazenamento permanente ou temporário por meios eletrônico ou qualquer outro meio de fixação que venha a ser desenvolvido;
- SIGAD: conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado;
- Suporte: objeto material, ou dispositivo, sobre o qual, ou no qual se encontram representados os dados ou informações; suporte de dados, suporte físico da informação, suporte material da informação;
- Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos: instrumento arquivístico resultante de avaliação, que indica o tempo de permanência dos documentos nos arquivos corrente e intermediário e sua destinação final, para o arquivo de guarda permanente ou eliminação;
- Valor Primário: valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para a entidade produtora, levando-se em conta sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais;
- Valor Secundário: valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram, originalmente, produzidos.
